Valné hromady v období koronaviru
V důsledku pandemie respirační choroby COVID-19 byla vydána řada opatření spočívajících mimo jiné v povinné karanténě pro osoby, u nichž je riziko nákazy, v zákazu vstupu cizinců na území České republiky, či ve stále se zpřísňujícím zákazu volného pohybu osob.
Krizová opatření mají celospolečenský dopad a spousta obchodních společností řeší řadu problémů s tím spojených, mezi nimi i například to, zda je možné svolat jednání valné hromady, případně jak zajistit usnášeníschopnost z důvodu, že se valné hromady společníci (akcionáři) nechtějí, nebo nemohou účastnit.
- Lékařem nařízená karanténa;
- V případě cizinců zákaz vstupu do České republiky; či
- Strach z nákazy od ostatních společníků.
- Účast na valné hromadě s využitím technických prostředků; a
- Rozhodováním mimo valnou hromadu, tzv. per rollam.
Pořádání valných hromad není v současné době zakázáno a z obecného zákazu volného pohybu osob jsou v současné době jednou z výjimek cesty za účelem výkonu podnikatelské nebo jiné obdobné činnosti. Pod tuto výjimku lze dle našeho názoru podřadit i účast na valné hromadě společnosti a valnou hromadu tak zatím můžete svolat.
Samotná možnost svolání valné hromady však není jediným problémem, který může během konání valné hromady nastat. Vedle toho musíte pamatovat i na samotnou usnášeníschopnost valné hromady, tedy zajištění účasti dostatečného počtu společníků (akcionářů).
Na straně společníků (akcionářů) totiž může vzniknout řada situací, kvůli kterým se valné hromady nebudou účastnit, a to například:
Zákon o obchodních korporacích umožňuje dva způsoby, které můžete využít pro uspořádání jednání valné hromady, aniž by byla nutná osobní přítomnost společníků (akcionářů), respektive jejich zástupců, přímo v místě konání, a to:
Účast na valné hromadě s využitím technických prostředků spočívá v tom, že společník (akcionář) není na valné hromadě osobně přítomen, ale účastní se jí v reálném čase prostřednictvím videokonference, komunikačních aplikací, služeb telekomunikačních operátorů atp.
Upozorňujeme, že účast na valné hromadě s využitím technických prostředků musíte mít umožněnu zakladatelským právním jednáním (společenskou smlouvou, resp. stanovami). Nemáte-li tento způsob účasti v zakladatelském právním jednání upraven, mohou se společníci (akcionáři) valné hromady účastnit pouze osobně. Naopak omezuje-li se zakladatelské právní jednání Vaší společnosti pouze na možnost účasti na valné hromadě prostřednictvím technických prostředků, aniž by určovalo podmínky této účasti (např. videokonference), nezpůsobuje to nemožnost tohoto postupu, ale tyto podmínky stanoví statutární orgán Vaší společnosti.
Rozhodování per rollam je způsob korespondenčního hlasování (nebo hlasování jiným zakladatelským jednáním předpokládaným způsobem). V praxi to probíhá tak, že namísto pozvánky na valnou hromadu zašlete společníkům (akcionářům) návrh rozhodnutí valné hromady (včetně případného odůvodnění a dalších potřebných podkladů) a stanovíte jim lhůtu k tomu, aby se vyjádřili, zda s návrhem souhlasí, či nikoli. Nevyjádří-li se společník (akcionář), má se za to, že s návrhem nesouhlasí.
Možnost využití hlasování per rollam se liší podle druhu společnosti. U společnosti s ručením omezeným je umožněno vždy, nezakazuje-li ho společenská smlouva, ale naopak v akciové společnosti musí být výslovně tento způsob hlasování povolen ve stanovách.
Plánujete v následujících dnech, či týdnech svolání valné hromady? Obáváte se, že nebude usnášeníschopná? Ozvěte se nám a my Vám pomůžeme celý proces správně nastavit.